Нигяр Насир-заде: как автоматизация финансового учёта меняет бизнес-процессы в России и СНГ

Эксперт по автоматизации бизнес-процессов рассказала о методиках автоматизации финансового учета, которые сокращают затраты на бухгалтерию до 40%.

Фото: Фото из личного архива Нигяр Насир-заде

Нигяр Насир-заде, специалист по автоматизации финансового учета

В связи с уходом западных вендоров и государственной политикой импортозамещения в России, предприятия активно переходят на отечественные ERP-системы. Доля российских решений на рынке растет и, по прогнозам НЦК ИСУ, к концу 2024 года может достичь 75%. Однако, несмотря на доступность различных программных решений, предприятия часто сталкиваются с трудностями при внедрении автоматизированных систем учёта.

Кому в первую очередь полезна автоматизация финансового учета и как эффективнее ее провести, мы спросили у Нигяр Насир-заде, ведущего специалиста в этой области и обладателя высшего членского статуса Ассоциации сертифицированных системных бухгалтеров. Система, разработанная экспертом, помогла перестроить работу бухгалтерии и значительно сократить расходы десяткам предприятий, в числе которых крупные международные компании Nobel Oil и Cape Industrial Services. Нигяр Насир-заде также успешно внедрила систему для комплексного управления активами 24 компаний и создала интегрированную систему бюджетирования, которая оказалась востребована у НКО.

— Нигяр, вы помогаете автоматизировать финансовый учет разным компаниям. Скажите, какому бизнесу процедура нужнее?

— В первую очередь — крупному. Из-за сложной структуры, множества подразделений, филиалов, больших объемом операций таким компаниям без автоматизации невозможно эффективно контролировать процессы. Среднему бизнесу тоже, особенно если компания на стадии роста, автоматизация позволит не только сократить затраты, но и повысить эффективность управления финансами. Ну и, конечно, компаниям с большим документооборотом — ритейл, производство, логистика, финансы. Им критически важно быстро обрабатывать платежи, проводить сверки, формировать отчётность. Если автоматизация внедрена грамотно, бизнес получает не просто удобный инструмент, а настоящее конкурентное преимущество.

— Как эксперт международного уровня назовите типичные ошибки при автоматизации финансов?

— На первом месте — попытка автоматизировать беспорядок. Компании часто не хотят тратить время на ревизию процессов — сразу внедряют системы автоматизации. В результате получают "автоматизированный хаос” — та же неразбериха, только дорогая и компьютеризированная. Вторая ошибка — экономия на обучении, в результате мощные системы с множеством полезных функций используются как калькуляторы. И третье — слепое копирование западных решений. У нас другие законы и другие бизнес-процессы.

— С какими именно особенностями вы сталкивались в России?

— Главная сложность в России — постоянные изменения в требованиях. Формат отчётности для ФНС может поменяться буквально за месяц до сдачи. Компании в срочном порядке дорабатывали системы в последний момент после введения онлайн-касс. Ещё одна специфическая проблема — хранение электронных документов с цифровой подписью. Нужно обеспечить их юридическую значимость на протяжении многих лет, а технологии и требования постоянно меняются, но тут мы нашли выход — создали специальный модуль мониторинга законодательства, который отслеживает изменения и автоматически адаптирует систему.

— В крупной нефтегазовой компании Nobel Oil вы работали старшим бухгалтером, и автоматизация проходила под вашим руководством. А что вас к ней подтолкнуло?

— Руководство поставило задачу — за три дня подготовить квартальную отчётность по всем подразделениям. Обычно на это уходило недели две, а тут — трое суток. Ситуация казалась безвыходной. После этого я начала писать простые скрипты, чтобы автоматизировать хотя бы часть работы. К утру уже была готова примитивная, но рабочая система. Мы тогда успели в срок.

— Программированию вы учились в экономическом университете. Пригодились знания из вуза или всё пришлось осваивать с нуля?

— Университет дал мне отличную базу, хотя тогда я не понимала, как всё это пригодится. На "Информатике и управлении” нас учили и экономике, и программированию. На занятиях по проектированию баз данных казалось, что это никогда не понадобится. А сейчас это основа моей работы.

— Ваше внедрение программной системы QPLIX для управления активами холдинга из 24 компаний сократило время подготовки отчётов с двух недель до семи дней. А как это отразилось на точности финансового планирования?

— Представьте себе 24 компании, между которыми постоянно происходят какие-то операции. Раньше отследить эти движения было крайне сложно. Приходилось сверять тысячи строк в разных таблицах. Внедрив QPLIX, мы добились прозрачности всех внутригрупповых операций. Система сама отлавливает и правильно учитывает их при формировании сводной отчётности. Финансовые прогнозы стали на 30% точнее, что для бизнеса означает миллионы рублей верных решений.

— Помимо проектов для крупных холдингов, вы разработали интеграцию между 1С и Excel для среднего и малого бизнеса. Почему стандартные решения по выгрузке данных не подошли?

— Стандартная выгрузка — это просто копирование данных из одной системы в другую. А бизнесу нужен анализ и реакция. Мы создали двусторонний обмен: Excel получает данные, анализирует их по заложенным алгоритмам и отправляет обратно в 1С рекомендации по корректировке планов. Система сама отслеживает опасные отклонения от бюджета и оповещает руководителей. Это экономит до 30 человеко-часов ежемесячно.

— Автоматизация — всегда дорого и сложно, но ваше решение по сути открыло доступ небольшим компаниям к инструментам, которые раньше были только у корпораций. Как работает система?

— Она создана на базе облачных ERP-решений и автоматически формирует налоговые декларации и финансовые отчёты. Компании экономят до 40% расходов на бухгалтерию и практически полностью избавляются от человеческих ошибок. Представьте, бухгалтер нажимает кнопку, и отчёт готов — без недель кропотливой работы и риска штрафов.

— Для крупной некоммерческой организации Mothers & Babies Perinatal Network вы создали систему бюджетирования с предиктивной аналитикой, которой теперь пользуются и другие организации. Как вы добились высокой точности прогнозов при непостоянном финансировании, характерном для НКО?

— Структура некоммерческих организаций постоянно меняется в зависимости от грантов и проектов, и в этом действительно есть сложность. Мы разработали архитектуру, которая подстраивается под эти изменения автоматически. Предиктивный анализ бюджетных отклонений действительно стал инновацией. Система как бы "заглядывает в будущее” и предупреждает о возможных перерасходах за недели до их возникновения. Для некоммерческой организации, где каждый доллар на счету, это оказалось очень важным.

— В прошлом году вы получили статус Fellow в Ассоциации сертифицированных системных бухгалтеров. Что это вам даёт?

— Статус Fellow даёт доступ к исследованиям, которых нет в открытом доступе. Ассоциация объединяет элиту профессионального сообщества и задаёт стандарты в отрасли на международном уровне. Это позволяет напрямую консультироваться с ведущими экспертами мирового класса. Например, методика оценки налоговых рисков, которую я сейчас использую, была разработана с учётом этих знаний. Приглашение в жюри Investment Leaders Award также стало возможным благодаря авторитету ассоциации.

— Сейчас вы в процессе создания собственной консалтинговой компании FinWise Consultancy. На чём планируете сосредоточиться?

— Мы сделаем упор на трёх направлениях. Первое — автоматизация финансовых процессов для малого и среднего бизнеса. Именно этот сегмент наиболее уязвим и при этом имеет наименьший доступ к качественным решениям. Второе — оптимизация налогового планирования с помощью специализированного ПО. И третье — создание "мостов” между внутренними системами компаний и государственными информационными системами.

— Финансовое сообщество и бизнес высоко ценят ваши разработки в области автоматизации бухучёта и налогового планирования и ваш вклад в оптимизацию бизнес-процессов. А что вы сами считаете своим главным достижением?

— Пожалуй, создание целостного подхода к автоматизации финансовых процессов, который может быть масштабирован на компании различных размеров и отраслей. Особенно ценно, что эта методология получает признание в профессиональном сообществе — многие коллеги начинают применять схожие принципы в своей работе. Но самое важное — видеть, как внедрение этих решений реально помогает бизнесу сокращать издержки и принимать более взвешенные стратегические решения.